Refillo im Detail / Einkaufsplanung
Entscheidend ist nicht nur, wie viel Sie verkauft haben. Entscheidend ist, wie viel nutzbarer Bestand bis zur nächsten möglichen Lieferung bleibt und was Sie innerhalb der Lieferantenvorgaben einkaufen müssen.
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Refillo liest Verkaufsverlauf und Bestand je Standort, berücksichtigt unterwegs befindliche Ware und schätzt die Nachfrage. Regelmäßig, unregelmäßig oder im Rahmen einer Aktion verkaufte Artikel brauchen unterschiedliche Behandlung. Fehlende Lieferanten- oder Kostendaten werden angezeigt, damit Sie die Planungshindernisse beheben können.
Lieferzeiten, Bestelltage und Annahmeschluss bestimmen die nächste Nachschubmöglichkeit. Der Plan enthält Reservebestand für Unsicherheit und nutzt die Planungseinstellungen des Artikels. Bei Frischeartikeln kann das Verfallsdatum den nutzbaren Bestand verringern, auch wenn die Stückzahl im Regal noch hoch erscheint.
Mengen werden an Packungsgrößen, Mindestmengen und geltende Lieferantenvorgaben angepasst. Dabei wird nicht immer aufgerundet: Vorgaben können die endgültige Menge in beide Richtungen verändern. Die Bestellung zeigt vorgeschlagene Einheiten, Kosten, Regalbestand und Zulauf; dringende Positionen stehen zuerst.
Ein verpasster Bestelltag kann die nächste Lieferung verschieben. Refillo schätzt, welche Artikel in diesem zusätzlichen Zeitraum knapp werden und welche Marge gefährdet ist. Priorisieren Sie damit eine Bestellung oder prüfen Sie frühere Beschaffungsmöglichkeiten. Eine reguläre Bestellung kann einen Engpass vor ihrem Eintreffen nicht verhindern.
Passen Sie Mengen an, wenn Ihr Wissen zusätzlichen Kontext liefert. Beim Prüfen und Senden öffnet sich die vorbereitete Bestellung mit Empfänger, E-Mail- und PDF-Inhalt vor dem endgültigen Versand. Das Öffnen dieser Ansicht kann einen Entwurf anlegen; Vorschlag, begonnene und versendete Bestellung sind unterschiedliche Zustände. In diesem Prüfablauf wird erst nach Ihrer endgültigen Sendebestätigung eine E-Mail versendet.
Aktivieren Sie automatische Entwürfe, damit die nächtliche Berechnung Bestellungen vorbereitet. Routinemengen müssen nicht von Hand neu zusammengestellt werden. Lassen Sie vorbereitete Bestellungen durch Inhaber oder Führungskräfte freigeben. Prüfen Sie Positionen, ändern Sie Mengen und bestätigen Sie vor der Kontaktaufnahme mit dem Lieferanten. Die aktuelle Einstellung ohne Freigabe markiert eine erstellte Bestellung als versandt, verschickt jedoch keine automatische E-Mail. Das PDF muss noch an den Lieferanten gesendet werden. Automatische Vorbereitung und automatischer Versand sind getrennte Funktionen.
Erfassen Sie die tatsächlich eingetroffenen Mengen und unterscheiden Sie eine Minderlieferung von noch ausstehenden Mengen. So können Sie zugesagte und beobachtete Lieferzeiten vergleichen und die Lieferzuverlässigkeit messen. Ihr verbundenes Shopsystem bleibt die Bestandsquelle; Refillo überschreibt dessen Bestandszahlen nicht.
Der Einkaufsausblick zeigt wöchentlich geplante Einkäufe, erwartete Verkäufe zum Einstandspreis und prognostizierten Bestand in einem Diagramm. Er trennt Vorschläge von bereits versendeten Bestellungen und gliedert Einkäufe nach Lieferant und Woche. Nutzen Sie ihn, um Einkaufsbedarf vorauszusehen und den Plan zu besprechen, nicht als Kontostand oder Liquiditätsprognose.
Die Projektion schreibt die Prognose und Planungsgrenzen der heutigen Nacht fort. Künftige Aufstockungen auf Mindestbestellwerte, Kapazitätsgrenzen und Warenverfall sind nicht enthalten. Ein Budgetfeld gibt es noch nicht. Geplante Einkäufe und geschätzte Verkäufe gelten unter diesen Annahmen; sie sind keine verbindlichen Ausgaben oder garantierten Umsätze.
Der Einkauf erhält eine vorbereitete Entscheidung mit Begründung. Die Geschäftsleitung sieht den Einkaufsbedarf neben dem im Bestand gebundenen Kapital. Der dokumentierte Wareneingang liefert Belege für die nächste Prüfung, statt das Ergebnis in einer separaten Tabelle zu belassen.
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Eine Bestandszahl sagt Ihnen nicht, ob die nächste Lieferung rechtzeitig ankommt. Refillo verbindet Verkäufe, Bestand, Liefertermine und die finanziellen Auswirkungen. Jede Empfehlung lässt sich bis zum jeweiligen Artikel nachvollziehen.